Der Manager-Leitfaden für Bestellungen ohne Meetings

Beginnen Sie mit einer verantwortlichen Person

Bürobedarf wird unübersichtlich, wenn jeder Probleme bemerken darf, aber niemand für deren Lösung verantwortlich ist. Bestimmen Sie eine Person, die den routinemäßigen Papiereinkauf koordiniert, und legen Sie eine Vertretung fest.

Führen Sie eine freigegebene Liste

Notieren Sie die üblichen Papierprodukte, Mengen und den Lieferort. Eine Seite reicht. Sie brauchen keine Arbeitsmappe mit zwölf Tabellenblättern, es sei denn, Ihr Büro braucht sie wirklich.

Ergänzen Sie Lieferantenkontakt, Kontonummer und freigegebene Ersatzprodukte. Diese Informationen sollten nicht nur im Posteingang einer einzigen Person liegen.

Legen Sie einen Nachbestellauslöser fest

„Wir haben fast nichts mehr“ ist keine Messgröße. Legen Sie fest, bei welchem Bestand die nächste Bestellung ausgelöst wird und wer ihn kontrolliert. Die genaue Zahl hängt von Verbrauch und Lieferzeit ab.

Eskalieren Sie nur die ungewöhnlichen Dinge

Routinebestellungen sollten ohne Besprechung ablaufen. Bringen Sie Menschen nur zusammen, wenn das Büro Produkte ändert, einen neuen Standort eröffnet, Kosten überprüft oder ein wiederkehrendes Serviceproblem lösen muss.

Der beste Büroprozess ist der, der im Hintergrund verschwindet. Papier kommt an, die Leute wissen, wo es liegt, und der Konferenzraum bleibt frei für das, was Michael auch immer geplant hat.