دليل المدير للطلب من دون اجتماعات

ابدأ بمسؤول واحد

تصبح مستلزمات المكتب مربكة عندما يُسمح للجميع بملاحظة المشكلات ولا يكون أحد مسؤولًا عن حلها. عيّن شخصًا واحدًا لتنسيق مشتريات الورق الروتينية وحدد البديل بوضوح.

احتفظ بقائمة معتمدة

دوّن منتجات الورق المعتادة والكميات وموقع التسليم. يمكن أن تكون صفحة واحدة. لا تحتاج إلى ملف عمل من اثنتي عشرة علامة تبويب إلا إذا كان مكتبك يحتاج إليه فعلًا.

أضف بيانات اتصال المورد ورقم الحساب والبدائل المعتمدة. لا ينبغي أن تعيش هذه المعلومات داخل صندوق بريد شخص واحد فقط.

حدِّد نقطة لإعادة الطلب

«أوشكنا على النفاد» ليست وحدة قياس. قرر المستوى الذي ينبغي أن يطلق الطلب التالي ومن الذي سيتحقق منه. يعتمد الرقم الدقيق على الاستخدام ومدة التسليم.

صعّد الأمور الغريبة فقط

ينبغي أن تتم الطلبات الروتينية دون اجتماع. اجمع الناس فقط عندما يغير المكتب المنتجات، أو يفتح موقعًا جديدًا، أو يراجع التكلفة، أو يتعامل مع مشكلة خدمة متكررة.

أفضل عملية مكتبية هي التي تختفي في الخلفية. يصل الورق، ويعرف الناس مكانه، وتظل غرفة الاجتماعات متاحة لأي شيء حدده مايكل.