Neues Büro: Die Papier-Checkliste

Warten Sie nicht bis zum Eröffnungsmorgen

Ein neues Büro braucht mehr als Schreibtische und Begeisterung. Bestätigen Sie die Dokumente, die tatsächlich verwendet werden: Rechnungen, Bestellformulare, Kundenbriefe, Versandunterlagen, Personalformulare und interne Aufzeichnungen.

Standardisieren Sie die Grundlagen

Wählen Sie freigegebenes Alltags-Kopierpapier, bei Bedarf Legal-Papier, Briefpapier, Umschläge sowie Durchschreibe- oder vorgedruckte Formulare. Dokumentieren Sie die Spezifikationen und wer sie bestellen darf.

Kontrollieren Sie gebrandete Artikel

Bestellen Sie nicht zwölf Monate Briefpapier, bevor Adresse, Telefonnummer und juristische Einheit endgültig feststehen. Veraltetes Papier bleibt eine Ausgabe, selbst wenn es im Recyclingbehälter sehr professionell aussieht.

Weisen Sie Verantwortung zu

Eine Person sollte für die routinemäßige Nachversorgung verantwortlich sein. Die Buchhaltung sollte den Einkaufsprozess kennen. Führungskräfte sollten wissen, welche Ausnahmen eine Genehmigung erfordern. Alle anderen sollten aufhören, persönliche Vorratssysteme in Schreibtischschubladen anzulegen.

Eine reibungslose Eröffnung ist vor allem Vorbereitung. Das Papier ist nicht kompliziert. Die fehlende Zuständigkeit ist es.